1.  Inleiding

Dit betreft de privacyverklaring van de Stichting Sportgala Veldhoven, hierna te noemen “de Stichting”, gevestigd en kantoorhoudende te (5504 ED) Veldhoven aan De Run 8301. De privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van de leden van het bestuur, de leden van de keuzecommissie, de contactpersonen van sponsoren, genomineerden en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

Voor de Stichting is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. De Stichting respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. Wij streven ernaar om de privacy van de leden van het bestuur, de leden van de keuzecommissie, de contactpersonen van sponsoren, genomineerden en derden zo goed mogelijk te waarborgen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

-      wij verwerken niet meer persoonsgegevens als wettelijk is toegestaan en slechts voor zover die gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de (sponsor)overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld waar het betreft het afdragen van belastingen en premies);

-      persoonsgegevens zijn vertrouwelijk en op grond daarvan alleen toegankelijk voor bestuursleden van de Stichting, die deze informatie nodig hebben om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren;

-      wij dragen zorg voor een goede beveiliging van de persoonsgegevens. Dat geldt zowel voor fysieke beveiliging (waar het betreft persoonsgegevens op papier) als digitale beveiliging (waar het betreft digitaal opgeslagen persoonsgegevens). Bovendien worden de persoonsgegevens beveiligd tegen datalekken naar buiten;

-      wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is om uitvoering te geven aan de overeenkomst dan wel te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u via onderstaande adresgegevens contact opnemen met één van de bestuursleden van de Stichting. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, dan kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

2.  Verwerking van persoonsgegevens door de Stichting

Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens:

1. Persoonsgegevens van leden van het bestuur, onder andere bestaande uit naam, telefoonnummer, e-mailadres en foto ten behoeve van de website;
2. Persoonsgegevens van de leden van de keuzecommissie, onder andere bestaande uit naam, telefoonnummer en e-mailadres;
3. Persoonsgegevens van de contactpersonen van sponsoren, onder andere bestaande uit naam, (vestigings)adres, telefoonnummer en e-mailadres;
4. Persoonsgegevens van de genomineerden, onder andere bestaande uit naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geslacht, lidmaatschap van een vereniging, foto’s en/of video’s. 

3.  Website

Indien u contact met ons opneemt via een contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer e.d.) en de reden waarom u contact met ons zoekt. Ook verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring. De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

4.  Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting verwerkt voor de volgende doeleinden:

Ad a:    ten behoeve van de onderlinge communicatie tussen de bestuursleden en - daar waar het gaat om foto’s - ten behoeve van de presentatie naar de buitenwereld.

Ad b:    ten behoeve van de communicatie over de genomineerden

Ad c:    ten behoeve van het uitvoeren van de met de sponsoren gesloten (sponsor)overeenkomst, de communicatie, de facturatie en administratieve verwerking van de sponsorbijdragen, alsmede ten behoeve van marketingactiviteiten, waaronder het versturen van uitnodigingen voor de gala-avond

Ad d:    ten behoeve van de communicatie met de genomineerden, ter bepaling of de genomineerden aan de selectiecriteria voldoen [1], ten behoeve van marketingactiviteiten, waaronder het versturen van uitnodigingen voor de gala-avond, ten behoeve van de presentatie van de gala-avond, alsmede ter promotie van de Stichting, de kandidaat of de tak van sport 

Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt voor de navolgende doeleinden:

• het voeren van administratie, alsmede andere interne beheersactiviteiten;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratieverplichting en de bewaarverplichting;
• het behandelen van eventuele geschillen met u ter zake de uitvoering van de (sponsor)overeenkomst. 

5.  Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens

De rechtsgronden voor de hiervoor bedoelde doeleinden van de verwerking zijn gelegen in het navolgende:

-      de uitvoering van de met u gesloten (sponsor)overeenkomst;

-      het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratieverplichting en de bewaarverplichting;

-      de door u (ondubbelzinnig en specifiek) gegeven toestemming;

-      de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Stichting of van een derde.

6.  Uitleg gerechtvaardigde belangen

De hiervoor genoemde gerechtvaardigde belangen kunnen zijn gelegen in het volgende:

-      marketingdoeleinden;

-      IT-beheer. 

U heeft de mogelijkheid om zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te verzetten. Daartoe heeft u een recht van bezwaar. Door u verleende toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken.

7.  Verplichte verstrekking persoonsgegevens

Wanneer wij om uw persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de mogelijke gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds, dat de Stichting niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden. 

8. Minderjarigen

In sommige gevallen vraagt de Stichting expliciet om toestemming om bepaalde persoonsgegevens te kunnen gebruiken. Als de gebruiker van de website jonger is dan 16 jaar, dan heeft hij of zij in die gevallen toestemming van zijn of haar ouder of voogd nodig om de persoonsgegevens te verstrekken aan de Stichting. De ouder of voogd kan in dat geval ook altijd de aan de Stichting verstrekte gegevens aanpassen of verwijderen.

9. Doorgifte aan derden

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden, tenzij:

·       de doorgifte geschiedt aan een door ons voor de in deze privacyverklaring opgesomde doeleinden ingeschakelde verwerker, met welke verwerker wij een overeenkomst hebben gesloten die onder andere erop ziet dat de verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen; of 

·       wij op grond van een wettelijke verplichting gehouden zijn om persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties; of

·       wij voor de uitvoering van de overeenkomst gebruikmaken van derden, die namens ons bepaalde diensten uitvoeren, zoals IT-diensten of betalingsdiensten.

10. Doorgifte aan het buitenland

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt geen verwerking plaats van uw persoonsgegevens buiten de EER.

11. Bewaartermijn

De Stichting bewaart uw persoonsgegevens conform de geldende wet- en regelgeving en niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht met daarin voorgeschreven bewaartermijnen.

12. Beveiliging van uw persoonsgegevens

De Stichting heeft vanwege het ontbreken van financiële middelen geen telefoons, PC’s of laptops in eigendom, zodat uw gegevens noodzakelijkerwijs moeten worden opgeslagen op de privé en/of zakelijke telefoons, PC’s en/of laptops van de bestuursleden. Dit neemt niet weg dat de Stichting passende technische en organisatorische maatregelen zal nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen. Zo is overeengekomen dat data als zijnde vertrouwelijk behandeld wordt en dat elk communicatiemiddel dat ten behoeve van de Stichting gebruikt wordt, voorzien is van beveiligingssoftware en een inlogcode. Voor gezamenlijk gebruik van documenten is een Dropbox aangemaakt, zodat die documenten niet op individuele telefoons, PC’s en/of laptops van de bestuursleden opgeslagen hoeven te worden.

Door de Stichting ingeschakelde derden die uw persoonsgegevens verwerken, dienen eveneens technische en organisatorische maatregelen te nemen ter bescherming van de persoonsgegevens tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. Afspraken hierover heeft de Stichting vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

13. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten. Wij zetten deze rechten hierbij graag op een rijtje voor u: 

1. Inzagerecht

U heeft het recht om de gegevens die bij de Stichting van u zijn vastgelegd, in te zien.

1. Correctie- en vernietigingsrecht

U heeft het recht om uw gegevens te laten wijzigen. U heeft ook het recht om uw gegevens te laten vernietigen, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat verdere bewaring van aanmerkelijk belang kan zijn voor een ander dan u, alsmede als een wettelijk voorschrift zich tegen vernietiging verzet.

1. Recht van bezwaar

Een recht van bezwaar houdt in, dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. U heeft het recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op uw toestemming, het voldoen aan wettelijke verplichtingen voor de Stichting of voor het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen. 

1. Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op de beperking van de verwerking van uw gegevens. Dat houdt kort gezegd in, dat de Stichting de verwerking van uw gegevens “tijdelijk” bevriest. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: 

·       in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;

·       indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden waar u geen verwijdering wenst;

·       indien de Stichting de gegevens niet langer nodig heeft, terwijl u de gegevens wel nodig heeft voor de voorbereiding op een rechtszaak;

·       in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

1. Dataportabiliteit

U heeft het recht om door u aan de Stichting verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor “papieren” verwerkingen). U bent vrij de gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. 

1. Intrekken van toestemming

Voor de hierboven beschreven gegevens geldt, dat wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijd het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan zo spoedig mogelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven dus rechtmatig.

14. Termijnen

Uw vragen/verzoeken zullen wij in beginsel binnen vier weken na indiening van het verzoek beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen vier weken informeren. 

15. Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of in de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

16. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, ons privacybeleid of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Stichting Sportgala Veldhoven

De Run 8301
5504 ED Veldhoven

E-mail: [email protected]


[1] Kandidaten voor de titel moeten een opmerkelijke sportieve prestatie hebben geleverd, in Veldhoven wonen of lid zijn van een in Veldhoven gevestigde sportorganisatie, die valt onder de NOC*NSF of een UDO erkende sportbond of organisatie. Genomineerden worden ingedeeld op basis van geslacht of leeftijd.